Die Verfahrensdokumentation

GoBD in der Praxis - so meistern Sie die Verfahrensdokumentation

Buchführung und vieles, das damit zusammenhängt wie beispielsweise Rechnungseingang und -ausgang -,
wird in Unternehmen meistens durch moderne Informationstechnologie erledigt.

Der PC, eingebunden in ein Firmennetzwerk, ist heutzutage aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Diese Entwicklung wird sich künftig durch die vielzitierte Digitalisierung noch intensivieren. Schon jetzt geht beim betrieblichen Rechnungswesen und der Belegorganisation der Trend immer mehr zur Automatisierung.

Die elektronische Buchführung mittels entsprechender Software ist schon länger Standard, doch nun setzt sich auch das ersetzende Scannen von Buchführungsbelegen mehr und mehr durch. Ebenso werden die Buchungsvorgänge selbst immer stärker automatisiert. Aus der erhöhten Komplexität durch die Nutzung modernster
Informationstechnologien ergeben sich allerdings neue Probleme: Digitale Daten sind weitaus flüchtiger als das althergebrachte Papier und auch viel leichter - beabsichtigt oder unbeabsichtigt - zu „vernichten“ oder zu verfälschen.


Die Finanzverwaltung hat bereits im Jahr 2014 umfangreiche und teilweise auch strenge Regelungen zur elektronischen Buchführung veröffentlicht. Sie sollen die ordnungsgemäße Rechnungslegung im Informationszeitalter
gewährleisten und so korrekte Steuererklärungen garantieren. Diese Regelungen betreffen quasi alle Unternehmen, die ihre Buchhaltung elektronisch führen oder auch nur über elektronische Buchungsbelege verfügen. Ihre Einhaltung
bedeutet einen klaren Mehraufwand, der jedoch alternativlos ist, denn die Verwertbarkeit der Buchführung steht
auf dem Spiel: Weist die Buchführung gravierende Fehler auf, drohen mit Schätzungen und - unter Umständen
sogar erheblichen - Steuernachzahlungen spürbare negative Folgen.

Eine besonders wichtige Vorgabe zur elektronischen Buchführung ist die sogenannte Verfahrensdokumentation,
in der insbesondere alle Prozesse der elektronischen Buchführung und des Belegwesens dargestellt
werden müssen. Zudem ist die Verfahrensdokumentation von zentraler Bedeutung bei der Darstellung und Dokumentation eines „Tax-Compliance-Management-Systems“ (TCMS), dessen Einrichtung auch im Hinblick auf
künftige Entwicklungen unbedingt empfehlenswert ist.

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