Reisekosten richtig abrechnen

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Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Das heißt, die Tätigkeit muss außerhalb der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte erfolgen. Regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit eines Arbeitnehmers, unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Regelmäßige Arbeitsstätte ist auch jede ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. Von einer regelmäßigen Arbeitsstätte ist immer auszugehen, wenn die betriebliche Einrichtung durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Woche aufgesucht wird.

Fahrtkosten

Als Fahrtkosten können die tatsächlichen Kosten abgezogen werden. Bei Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln ist dies beispielsweise der Fahrpreis einschließlich aller Zuschläge. Wird ein privater Pkw genutzt, sind die für die Fahrt anteilig entstandenen Kosten des Pkw absetzbar. Alternativ kommt auch der Abzug der Pauschbeträge bei Nutzung eines eigenen Fahrzeugs durch Arbeitnehmer oder Nutzung eines Privatfahrzeuges durch den Unternehmer in Betracht.

Pauschbeträge für Verpflegung

Als Verpflegungsmehraufwendungen dürfen die in der nachfolgenden Tabelle aufgeführten Pauschbeträge angesetzt werden. Der Nachweis von tatsächlichen Kosten ist nicht möglich. Maßgeblich für die Höhe der Verpflegungsmehraufwendungen ist die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung bzw. der regelmäßigen Arbeitsstätte je Kalendertag. Bei mehrfacher Abwesenheit von der Arbeitsstätte an einem Tag sind die Abwesenheitszeiten zusammenzurechnen.

Wird eine Tätigkeit nach 16.00 Uhr begonnen und vor 8.00 Uhr am Folgetag beendet, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, ist die gesamte Abwesenheitsdauer dem Tag mit der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen.

Bei längerfristiger vorübergehender Auswärtstätigkeit am selben Beschäftigungsort dürfen die Pauschbeträge nur für die ersten drei Monate abgezogen werden.

Hat der Arbeitnehmer bei seiner Auswärtstätigkeit Mahlzeiten unentgeltlich erhalten, erfolgt keine Kürzung des Pauschbetrages. Dafür ist ggf. ein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu erfassen.

Soweit der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer Reisekosten bis zur Höhe der zulässigen Pauschalen erstattet, kann der Arbeitnehmer diese Beträge nicht mehr als Werbungskosten geltend machen. Ist die Erstattung geringer als der Pauschbetrag, kann die Differenz als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Die über die zulässigen Pauschbeträge hinausgehenden Erstattungen können pauschal mit 25% vom Arbeitgeber versteuert werden, soweit die Pauschbeträge nicht um mehr als 100% überschritten werden.

Bei einer Auslandstätigkeit gelten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge. Diese werden regelmäßig durch das Bundesfinanzministerium veröffentlicht.

Ein Vorsteuerabzug aus Verpflegungspauschbeträgen ist ausgeschlossen.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten können mit Einzelnachweis in Höhe der tatsächlichen Kosten angesetzt werden. Sind in der Rechnung über die tatsächlichen Übernachtungskosten hinaus Leistungen enthalten (Verpflegung, Telefon, Internet, Service, usw.), sind diese jeweils gesondert zu beurteilen.

Die früher mögliche Alternative, einen Pauschbetrag für jede Übernachtung im Inland in Höhe von 20,00 EUR als Werbungskosten in der privaten Steuererklärung absetzen zu können, ist ab 2008 entfallen.

Ohne Einzelnachweis kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer jedoch pauschal 20,00 EUR erstatten.

Reisenebenkosten

Ferner sind als sogenannte Reisenebenkosten die Gepäckbeförderung, berufliche Ferngespräche, Parkplatzgebühren usw. abzugsfähig.

Eine Pauschale kommt hier ebenfalls nicht in Betracht. Es können nur die tatsächlich nachgewiesenen Kosten berücksichtigt werden. Ebenso darf ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nur nachgewiesene Kosten steuerfrei erstatten.